|
Gebruikers proberen vaak veel te grote bestanden te versturen via mail. Er zijn twee limieten die het correct versturen van een mailbericht kunnen tegenhouden.
Het mailprotocol gebruikt een encapsulatie van de gegevens waardoor een bestand van 1MB bijna dubbel zo groot wordt bij het versturen. Als je op informatie-sites een bepaalde waarde leest (bij ons, BelgaNet, nu een mailbox van 1000MB!), dan moet je de waarde door twee delen wat betreft de effektieve mailboxgrootte.
Eerste limiet:
Mail verzending
Bij het versturen zit er een limiet wat het aantal mails dat je per uur kan versturen en de afmeting ervan. Je zit safe als je slechts een paar berichten per uur verstuurt en de bestanden kleiner dan 10MB kiest. Dit betreft de totale afmeting van alle gekoppelde bestanden, dus met inbegrip van je handtekening, van je vCard, van animaties en gekleurde achtergrond bij je bericht. Incredimail heeft de neiging honderden kilobytes bij te voegen aan ieder bericht.
Als het bericht niet verstuurd kan worden, dan blijft ie steken in je outbox. Bij het afsluiten zal je mailprogramma klagen dat je nog één of meerdere berichten hebt die nog niet verstuurd zijn. De enige oplossing is het bericht wissen, want die zal nooit verstuurd kunnen worden als die te groot is. Als er meerdere berichten in de outbox zitten, dan is er één die de boel blokkeert omdat die te groot is: wis enkel dit bericht en probeer het opnieuw.
Tweede limiet:
Mail bij de bestemmeling
Ook bij het afleveren van de mail bij de bestemmeling kan er van alles mislopen. De bestemmeling heeft een beperkte mailbox (meestal 50MB). In theorie kan je bericht dus probleemloos bij de bestemmeling afgeleverd worden (aangezien je slechts mails van zo'n 20MB kan versturen). Maar als de mailbox van de bestemmeling reeds grote berichten bevat, dan kan je bericht niet meer afgeleverd worden.
In het tweede geval zal het bericht wel verstuurd worden, maar niet afgeleverd: het bericht is vertrokken, maar nooit toegekomen. Vaak krijg je een paar seconden later een foutbericht van één van de mailservers onderweg. De reden waarom het bericht niet afgeleverd kon worden is altijd vermeld (in het Engels), zie voorbeeld rechts waarbij de foutoorzaak in het rood aangeduid werd.
De tweede fout kan optreden als de gebruiker niet regelmatig genoeg zijn mails binnenhaalt, waardoor de mailbox vol geraakt. Het kan ook een teken zijn dat de mailbox niet meer gebruikt wordt.
Oplossingen
Email is nooit gemaakt geweest om grote bestanden te versturen. Indien het te versturen bericht online beschikbaar is, dan is het veel beter een link naar de resource op te nemen in het bericht. Maar indien je echt grote bestanden moet versturen, dan bestaan er een paar online diensten die dit mogelijk maken.
In de praktijk geef je je eigen e-mail adres en het adres van de bestemmeling in, je upload het bestand, en een paar seconden later krijgt de bestemmeling een bericht met een link naar het bestand. Het bestand zelf wordt nooit via email verstuurd.
Een paar van de diensten zijn dropsend en yousendit.
Je kan ook gebruik maken van de diensten van Google (google docs) om documenten samen te beheren: het bestand is online en iedereen die de juiste login heeft kan de documenten lezen en/of wijzigen. De bedoeling van Google docs is niet specifiek het versturen van grote bestanden, maar het samen beheren van verschillende documenten.
Een combinatie van beide is cometdocs. Cometdocs was oorspronkelijk ontworpen om documenten online om te zetten van het ene formaat in het andere, maar biedt ook de mogelijkheid om (relatief) grote bestanden naar correspondenten te sturen. Voorbeelden van conversies staan links aangeduid.
Hier heb je online-ruimte dat je kan gebruiken om je documenten online te zetten, zowel beschikbaar voor iedereen of enkel op uitnodiging (er wordt een bericht gestuurd naar de mensen die de bestanden mogen raadplegen, en enkel met de unieke kode in het bericht kan het bestand ontsleuteld worden).
Bij Cometdocs is één van de leuke mogelijkheden de omzetting van een PDF in een DOC-formaat. PDF is een gestandardiseerd formaat voor het verturen van afgewerkte documenten (brochures en zo). maar veronderstel dat je wijzigingen wenst aan te brengen: hoe kan je die inbrengen in de PDF? Je kan dat natuurlijk doen met de betalende versie van Acrobat, maar je kan de PDF ook omzetten naar een word-document, en die dan bewerken.
Kennis van de engelse taal is gewenst. Computers en software zijn nooit gemaakt voor vlamingen. Er zijn duizenden meer applikaties in het engels geschreven dan in het vlaams (of het nederlands).
| 