Dit protocol is redelijk oud en volledig stabiel geworden. Het is ook zo'n eenvoudige protocol dat er eigenlijk weinig kan mislopen. Service providers zullen dus daarom enkel POP mail accounts aanbieden: eenvoudig en weinig problemen met de gebruikers. Maar dit protocol is verouderd en heeft een aantal beperkingen:

• Geen synchronisatie tussen twee computers: je kan dezelfde mails niet ontvangen op het werk en thuis. Als je de mails op het werk binnenhaalt, dan heb je ze niet meer thuis. Je kan wel "leave mail on server" instellen op één van de computers (de andere, de hoofdcomputer, zal alle mails ontvangen), maar die computer zal enkel de mails ontvangen die niet reeds binnengehaald zijn geweest door de hoofdcomputer.
• Geen organisatie van belangrijke mails. Ik bewaar belangrijke mails dat ik zeker niet mag verliezen (passwoorden, belangrijke bestanden) in een speciale map. Zonder IMAP is die map echter zuiver lokaal, dus als je dezelfde informatie moet hebben op beide computers, dan moet je die speciale map manueel aanmaken.
• Minimale ondersteuning van webmail Bij je ISP kan je je mails ook via webmail raadplegen. Maar dit is een heel beperkte implementatie, je kan enkel de mails lezen die zijn bijgekomen sinds je je mails hebt binnengehaald via POP. Voor de meeste gebruikers is dit voldoende, maar voor bijvoorbeeld een handelsreiziger die zijn belangrijke mails moet missen is dit wel een nadeel.
• Computer gecrasht, mails weg Met de kwaliteit van de huidige harde schijven loop je een grote kans dat je computer niet meer wilt opstarten. Dan ben je alle mails die op de computer opgeslagen zijn kwijt. Outlook Express voorziet ook niet in een exportfunktie voor het geval je een nieuwe computer wenst te gebruiken (je kan enkel exporteren naar de dure Outlook Office)

• Synchronisatie tussen een onbeperkt aantal computers. Aangezien de mails altijd op de server bewaard wordt kan je ze altijd raadplegen zonder speciale handelingen te moeten uitvoeren.
• Organisatie van je mails in folders Je kan mappen aanmaken op een IMAP server zoals je dat zou doen in windows explorer. Berichten kan je van de ene naar de andere map verplaatsen, en dit gebeurt automatisch op de server. Je kan zelfs instellen dat je uitgaande berichten ook op de server bewaard worden.
• Volledige ondersteuning van webmail Dezelfde mappen en berichten dat je in IMAP hebt, heb je ook via webmail.
• Computer gecrasht, geen probleem De mails worden op de server bewaard. Lokaal heb je enkel een copie van ieder bericht.
• Spam berichten kunnen automatisch in een aparte map gezet worden, dat je eens bekijkt als je tijd hebt. Je kan map per map instellen of je de volledige berichten wilt downloaden, of enkel de headers. Voor spamberichten zet je de instellingen van de spamfolder op "enkel headers downloaden"
• Je kan mappen sharen, zodat iedereen de berichten kan lezen. Je kan rechten aan de gebruikers toekennen: wie mag de berichten lezen, wie mag ze wissen,...

De eisen voor een IMAP-server liggen dus veel hoger dan voor een POP-server:

• Alle mails worden op de server bewaard, dus heb je te maken met folders waar duizenden berichten zitten, voor een totaal van een paar gigabyte per gebruiker (vergelijk dat met de 50 megabytes dat je van je provider krijgt).
• De mails op de server moeten een back up hebben. Als de server gecrasht is, dan zijn al je mailberichten verloren. Je moet dus minstens een minimale back-up voorzien (wordt later besproken)
• Complexer in het gebruik Service providers krijgen talrijke telefoontjes van gebruikers die hun popmail niet kunnen configureren, terwijl dit zooo eenvoudig is. Voor dergelijke klanten is IMAP dus totaal ongeschikt (bij iedere map dat je op de server aanmaakt moet je de synchronisatie-parameters instellen)
• Zwaardere belasting op de server. Vooral de mappen met talrijke (duizenden) berichten kunnen de server zwaar belasten. Het is aangeraden de inbox regelmatig op te kuisen (de belangrijke berichten naar de juiste mappen verplaatsen, de minder belangrijke berichten in een archiefmap plaatsen en de onbelangrijke berichten wissen). Van één gebruiker zal de server weinig last ondervinden, wel indien een volledig bedrijf met honderden medewerkers van de server gebruik maakt.

• Werken met RAID (bijvoorbeeld RAID-1). De gegevens worden automatisch op een tweede harde schijf geschreven zodat de computer kan blijven werken zelfs al is een van de schijven defekt. Dit systeem biedt geen beveiliging in geval van softwarefout (windows zomaar gecrasht, bestandsindeling onleesbaar geworden), want dezelfde fout wordt op beide schijven weggeschreven. Weinig waarschijnlijk indien de server niet misbruikt wordt voor allerhande doeleinden. NTFS is redelijk stabiel.
• Werken met een klassieke back-up programma Zelfs windows heeft een dergelijk back-up programma aan boord. Het is aan te raden een back up uit te voeren naar een externe harde schijf (bijvoorbeeld een USB drive). Voer de back-up uit 's nachts als er minder gebruikers online zijn. Als je een USB schijf koopt zit er soms een (betere) back up programma bij dan wat je standaard met windows krijgt.
• Maak gebruik van de back-up functionaliteiten van de mailserver zelf. Goede mailservers kopieren automatisch alle inkomende en uitgaande berichten naar een back-up schijf. Het voordeel is dat de backup data 100% aktueel is, maar het nadeel is dat het terugzetten van de mails moeilijker gebeurt (deze backup is niet voorzien als...backup, maar als beveiliging tegen het wissen van berichten). In het mailprogramma zelf is het ook mogelijk op regelmatige tijdstippen een back-up te doen van de instellingen en de mails.

Op de volgende pagina bespreken we de funkties (componenten) van een mailserver