Bij een probleem zijn vaak slechts de laatst geschreven gegevens onleesbaar. De rest van de data is echter nog altijd aanwezig. Vanwege de fout is de volledige inhoud (de "volume", of inhoud van de partitie) echter niet bereikbaar.

Bij een uitval is alle data nog aanwezig op het medium. Deze gegevens kunnen niet meer gelezen worden omdat de basisstrukturen beschadigd zijn. Windows herkent de bestandsindeling niet meer en vraagt of de schijf niet geformateerd moet worden. Ook de klassieke windows-herstelprogramma's werken niet (van zodra de basisstrukturen onleesbaar zijn, werken deze herstelprogramma's van microsoft niet meer).

In het algemeen verloopt een schrijfopdracht als volgt: de gegevens worden het eerst opgeslagen, en nadien wordt de directory, FAT (file allocation table) of MFT (master file table) aangepast om de nieuwe situatie weer te geven. Indien de onderbreking gebeurt tijdens de schrijfoperaties zijn de laatst geschreven data en bijhorende directory niet meer leesbaar. Daarom is het een slechte idee bestanden die vaak gewijzigd worden in de root directory op te slaan: als de root directory onleesbaar is, is de volledige volume onleesbaar.

Maar alle andere gegevens zijn echter wel nog aanwezig op de schijf, vaak is dat 99.999% of meer van de data. Door de ene of andere reden zijn deze echter niet meer adresseerbaar.

Alle bestanden kunnen geidentificeerd worden door specifieke elementen (programmeurs hebben het over “magic numbers”). De magic numbers bevatten vaak extra informatie over het bestand zelf, zoals zijn lengte.

• Uit de ongestruktureerde datastroom (de blokken in lineaire volgorde) is het dus mogelijk het begin van de meeste bestanden te achterhalen.
• Vaak worden bestanden in een keer geschreven, dus alle delen van het bestand achter elkaar.

Schrijven is natuurlijk niet mogelijk, want zonder correcte directories kan het systeem niet weten waar de nieuwe data geschreven moet worden.

Het opslagmedium wordt lineair van begin tot einde gelezen. Foto's hebben een gestandardiseerde header, zodat Rescue Pro kan weten, als het zo'n header tegenkomt, dat dit het begin van een foto is. In de header (EXIF meta data) zit ook de lengte van het bestand, wat het reconstrueren van het bestand gemakkelijker maakt.

Gewiste bestanden worden vaak ook gerecupereerd, omdat bij het wissen enkel de directory-ingang en gebruikte ruimte worden vrijgegeven. De gegevens zelf blijven aanwezig totdat ze overschreven worden. Een dergelijk programma kan dus gebruikt worden om gewiste bestanden terug te halen, een beetje vergelijkbaar met de zalige UNDELETE uit het DOS-tijdperk.

Het is zelfs mogelijk bestanden uit geformateerde partities te recupereren, omdat een snelle format enkel de basisstrukturen schrijft, zonder de data te wissen.

GetDataBack leest ook het opslagmedium lineair van begin tot einde. Het programma moet weten welk bestandsorganisatie gebruikt wordt (FAT of NTFS). Bij het scannen gebruikt het programma zijn kennis over bestandsstrukturen om een beeld van de inhoud van de volume te maken. Directories, bestanden en andere strukturen worden namelijk volgens een vast patroon weggeschreven. Tijdens het lineair scannen gaat GetDataBack op zoek achter deze vaste strukturen. De meeste directories zijn geldig en kunnen gebruikt worden; de FAT of MFT geeft aanduidingen over de plaatsing van bestanden. Uiteindelijk is GetDataBack in staat het grootse deel van de bestanden te redden.

Data recovery is met deze software-middelen echter niet mogelijk als het opslagmedium schade geleden heeft: een harde schijf die gevallen is of een defekte geheugenkaart.