Ce protocole est simple et stable. Il y a peu de risque de plantage, c'est pour cela que les fournisseurs d'accès n'offrent que du POP-3. Mais ce protocole n'est plus adapté à la vie moderne:

• Pas de synchronisation avec deux ordinateurs: il n'est pas possible de consulter les mêmes mails au travail et à la maison. Il existe une fonction "leave mail on server" qu'il faut configurer sur l'ordinateur le moins important (c'est l'autre ordinateur qui recevra tous les courriels). Le second ordinateur ne recevra que les courriels qui n'ont pas été téléchargés par l'ordinateur principal.

  Il existe également une fonction de temporisation (garder les messages pendant par exemple une semaine, le temps que tous les ordinateurs aient pu recevoir le courriel), mais cela peut causer des débordements de boite aux lettres.

• Pas d'organisation des courriels. Je garde les messages important dans un répertoire séparé (mots de passe, fichiers importants). Sans le système IMAP, il s'agit d'un répertoire local, qui doit donc être crée sur chaque ordinateur.

• Pas de webmail La plupart des fournisseurs d'accès à l'internet te permettent de lire tes courriels via une interface webmail (plus ou moins truffée de pub). Mais l'interface ne te montrera que les derniers courriels, ceux qui n'ont pas encore été téléchargés.

• Ordinateur en panne = perte des courriels Le pourcentage d'ordinateurs qui tombe en panne est en hausse constante. En cas de panne, tous les courriels sont perdus. Il est souvent difficile de repécher les mails quand l'ordinateur ne démarre plus parce que chaque programme utilise un autre format pour stocker les courriels. Outlook Express ne prévoit pas une fonction d'exportation pour faire une sauvegarde.

• Synchronisation avec un nombre indéterminé d'ordinateurs. L'original est disponible sur le serveur.

• Organisation des courriels Il est possible de créer des répertoires et y déplacer les courriels (comme s'il s'agissait de fichiers). Le serveur tient les répertoires à jour et cette organisation est reprise sur tous les ordinateurs. Une copie des mails sortants peut aussi être envoyée dans un répertoire sur le serveur, même si les mails ne passent pas par le serveur (il s'agit d'une fonctionalité IMAP).

• Support complet de la fonction webmail Les répertoires présent sous IMAP apparaissent aussi sous webmail.

• Pas de problème en cas de panne d'ordinateur Les courriels sont gardés sur le serveur.

• Possibilité d'envoyer les pourriels vers un répertoire séparé. L'avantage est que le serveur fait un tri automatique des messages (il est assez facile de déterminer si un message est du spam). Les pourriels sont déplacés automatiquement vers un répertoire qui est vidé automatiquement (messages de plus de 10 jours). Les applications anti-spam et anti-virus sont plus pratiques sur un serveur qui traite tous les courriels.

• Il est possible d'établir des répertoires partagés, les messages placés dans ces répertoires peuvent être lus par tout le monde.

Un serveur IMAP est donc plus complexe qu'un serveur POP:

• Tous les courriels sont gardés sur le serveur, il s'agit donc répertoires contenant des milliers de courriels. Chaque utilisateur a souvent plusieurs gigabytes de courriels.

• Il faut prévoir un système de back up. Il faut faire une sauvegarde du système (applications) et une sauvegarde régulière des nouveaux courriels.

• Complexe à l'usage Les fournisseurs d'accès recoivent de nombreux coups de fil des utilisateurs qui ne savent pas configurer leur ordinateur. IMAP est trop complèxe pour de tels utilisateurs, puisqu'il faut configurer chaque répertoire.

• Charge plus importante. Les répertoires avec des milliers de fichiers forment une charge importante (mise à jour de l'index). On recommande aux utilisateurs de nettoyer régulièrement leur boite entrante et de déplacer les messages à garder vers un autre répertoire. Un seul utilisateur ne risque pas de causer une surcharge, mais c'est tout différent quand un millieur d'utilisateurs ouvrent tous simultanément leur boite aux lettres à 9 heures du matin.

Cette procédure a été mise en place pour faciliter le fonctionnement du serveur. Les messages d'un répertoire sont souvent gardés dans un seul fichier au niveau du serveur. L'effacement d'un seul message nécessite chaque fois la réécriture complète du fichier. Avec cette méthode, on met simplement un indicateur dans le courriel à effacer. L'opération EXPUNGE recopie le fichier et saute les courriels à effacer.

L'opération EXPUNGE est effectuée manuellement ou automatiquement (lors de la cloture du programme client).

Le protocole IMAP prévoit une connection permanente où les ordres sont transmis en temps réel. Cela peut être une notification qu'un nouveau mail est arrivé (notification du serveur au client) ou une demande de déplacement d'un message (demande du client au serveur). La ligne ouverte en permanence ne cause pas de surcharge.

Généralement, le protocole IMAP ne prévoit qu'un téléchargement des entêtes des messages. Les messages ne sont téléchargés que quand ils sont ouverts (la copie est alors gardée localement). L'avantage est un étalement de la charge du serveur.

Un mode de fonctionnement offile existe aussi, mais il n'est plus souvent utilisé.

• Utilisation d'un système RAID (RAID-1 par exemple). Les données sont automatiquement copiées sur un second disque et l'ordinateur peut continuer à fonctionner avec un disque défectueux. Ce système n'apporte aucune sécurité en cas de panne de système (organisation des données rendue illisible, plantage du système qui efface l'arborescence,...). Cela est peu probable si le système n'est utilisé que pour la fonction mail.

• Utilisation d'un programme de sauvegarde Même windows dispose d'un programme de sauvegarde (jusqu'à windows XP). Après cela, le programme utilisé ne vaut plus rien: il ne vous donne qu'un faux sentiment de sécurité.

  On recommande d'effectuer la sauvegarde vers un disque dur externe. Faires une sauvegarde du système (système d'exploitation et application mail) vers un disque DVD de bonne qualité (tient le coup plus de 10 ans) et des données vers un disque dur externe.

• Utilisez les fonctions du serveur. Les bons serveurs mail font automatiquement une copie des mails entrants. Cette copie peut être effectuée par un paramètrage du serveur. Cette fonction est surtout utile pour les utilisateurs (repêcher un mail que les utilisateurs ont effacé). Le programme permet souvent de faire une sauvegarde toutes les 24 heures.